Thủ kho / Kiểm ngân
Quản lý kho vật lý nội bộ với kiểm soát kép và biên bản niêm phong
📸 Screenshot: Màn hình nhập kho nội bộ — biểu mẫu kiểm soát kép với xác nhận 2 cán bộ
Tính năng khả dụng
Nhập kho tài sản vật lý
Tiếp nhận tài sản vật chất với kiểm soát kép (dual-control)
Xuất kho tài sản
Giải phóng tài sản — yêu cầu xác nhận của 2 cán bộ
Quản lý biên bản niêm phong
Tạo, xem và xử lý yêu cầu phá niêm phong tài sản
Quản lý tủ két/kho
Theo dõi sức chứa, vị trí tài sản trong kho nội bộ
Yêu cầu đổi chấp
Xử lý trao đổi tài sản đảm bảo theo yêu cầu
Phiên kiểm kê
Kiểm kê tài sản vật lý trong kho nội bộ định kỳ
Nhật ký truy cập
Xem lịch sử ai đã ra vào kho và thao tác gì
Quy trình thao tác chính
Nhập tài sản vật lý vào kho (dual-control)
- 1Nhận tài sản từ RM kèm biên bản bàn giao
- 2Vào Kho nội bộ → Nhập kho
- 3Nhập thông tin tài sản, kiểm tra thực tế vs. hồ sơ
- 4Cán bộ thứ nhất xác nhận (Thủ kho)
- 5Cán bộ thứ hai xác nhận (Kiểm ngân hoặc Giám sát)
- 6Hệ thống ghi nhận + tạo biên bản niêm phong tự động
Phá niêm phong khi cần xuất
- 1Nhận yêu cầu phá niêm phong từ RM hoặc Giám đốc
- 2Vào Biên bản niêm phong → Tìm tài sản
- 3Xác nhận lý do phá niêm phong có hợp lệ
- 4Thực hiện với sự chứng kiến của ít nhất 2 người
- 5Ghi nhận vào hệ thống với ảnh bằng chứng
Kiểm kê kho nội bộ
- 1Vào Kho nội bộ → Kiểm kê → Tạo phiên
- 2Kiểm đếm thực tế từng tài sản trong kho
- 3Đối chiếu với danh sách hệ thống
- 4Ghi nhận sai lệch, chụp ảnh bằng chứng
- 5Hoàn tất phiên — báo cáo cho Giám đốc
Lưu ý và best practices
- KHÔNG thực hiện nhập/xuất kho đơn thân — luôn cần ít nhất 2 người chứng kiến.
- Kiểm tra kỹ tình trạng vật lý tài sản trước khi ký biên bản tiếp nhận.
- Chụp ảnh tài sản từ nhiều góc độ khi nhập kho để làm bằng chứng.
- Cảnh báo kho > 80%: liên hệ Giám đốc để lên kế hoạch bổ sung không gian.
- Mọi trao đổi tài sản đều phải qua quy trình đổi chấp chính thức.
- Kiểm kê ít nhất mỗi quý — ghi lại kết quả và lưu hồ sơ.