Cán bộ Nghiệp vụ
Vận hành kho hồ sơ: nhập xuất, kiểm kê và quản lý vị trí
📸 Screenshot: Trang nhập hồ sơ — quét barcode và chọn vị trí kho
Tính năng khả dụng
Nhập hồ sơ vào kho
Tiếp nhận túi hồ sơ, gán barcode, phân bổ vị trí kho
Xuất hồ sơ ra khỏi kho
Xử lý yêu cầu xuất hồ sơ cho khách hàng hoặc nội bộ
Xuất mượn hồ sơ
Xử lý luồng mượn tạm thời — theo dõi hạn trả
Tiếp nhận trả hồ sơ
Nhận lại hồ sơ mượn, kiểm tra điều kiện, cập nhật kho
Kiểm kê kho
Tạo và thực hiện phiên kiểm kê, đối soát thực tế vs. hệ thống
Quản lý vị trí kho
Quản lý sơ đồ kho: chi nhánh/kho/kệ/hàng/vị trí
Tìm kiếm túi hồ sơ
Tra cứu hồ sơ theo mã barcode, tên khách hàng, hợp đồng
Quy trình thao tác chính
Nhập túi hồ sơ vào kho
- 1Vào Kho hồ sơ → Nhập hồ sơ
- 2Quét barcode túi hồ sơ hoặc nhập thủ công
- 3Chọn vị trí kho: tầng/kệ/hàng/ô
- 4Kiểm tra danh sách tài liệu trong túi
- 5Xác nhận nhập kho — hệ thống cập nhật trạng thái STORED
Xử lý yêu cầu xuất mượn
- 1Nhận thông báo yêu cầu mượn mới
- 2Vào Xuất mượn → Tab chờ xử lý
- 3Kiểm tra thông tin người mượn và mục đích
- 4Xác nhận hồ sơ có mặt tại kho (quét barcode)
- 5Sau phê duyệt của Giám đốc → xuất hồ sơ ra và bàn giao
- 6Ghi nhận thời gian và người nhận
Thực hiện kiểm kê kho
- 1Vào Kho hồ sơ → Kiểm kê → Tạo phiên mới
- 2Quét từng barcode hồ sơ trong kho
- 3Hệ thống đánh dấu: Có mặt / Thiếu / Thừa
- 4Xử lý sai lệch: báo cáo hồ sơ thiếu
- 5Hoàn tất phiên kiểm kê — xuất báo cáo
Lưu ý và best practices
- Quét barcode thay vì nhập tay để tránh lỗi nhập liệu.
- Kiểm tra điều kiện hồ sơ khi tiếp nhận trả — ghi chú nếu có hư hỏng.
- Thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tháng để phát hiện sai lệch sớm.
- Khi phát hiện hồ sơ thiếu, báo cáo ngay cho Giám đốc chi nhánh.
- Sắp xếp kho theo nguyên tắc FIFO — hồ sơ cũ ở ngoài, mới ở trong.
- Ghi chú đầy đủ khi xuất hồ sơ: người nhận, mục đích, thời hạn trả.